5. 设计有效的 IVR 系统
云 IVR 系统在有效呼叫管理方面大有作为。IVR 是一种自动语音应答系统，可与呼叫者互动，通过将呼叫者转接给合适的代理和部门或提供自助服务选项来协助他们。以下是 IVR 系统实现更好呼叫管理的一些方式：
将呼叫者转接给合适的代理
提供故障排除帮助
提供有关公司的信息（营业时间、地点等）、主要产品和服务等
精心设计的 IVR 系统可以帮助呼叫者解决常见或简单的问题，并提供自助服务选项，以便代理和员工可以帮助客户解决更复杂的问题和流程。
6. 让来电者知道
为了防止呼叫量过大，请考虑向客户发送电子邮件和短信。这样您就可以同时向整个客户群通报紧急情况、节假日关闭等信息，而不必接听单个电话。此外，在您的网站上发布一条消息，让访问者了解问题或变化。
有了这些解释，客户就不太可能一一致电您的呼叫中心寻求答案。这样您的团队就可以有更多时间专注于复杂问题。
道您遇到的呼叫量激增以及预计的等待时间。并将他们引导至其他沟通渠道、回拨选项和支持资源（如果适用）。这有助于最大限度地减少客户挫败感，甚至可以减少您接到的电话数量。
以下是一些可帮助您入门的脚本示例：
“感谢您致电 [公司名称]。我们目前的通话量很大。对于由此造成的不便，我们深表歉意。我们预计的等待时间目前为 [等待时间]。如果您想避免等待，您也可以通过电子邮件 [客户支持电子邮件] 或我们网站的实时聊天服务与我们联系。感谢您的耐心等待，我们期待为您提供帮助。”
“感谢您致电 [公司名称]。我们目前的通话量很大。我们预计 韩国电报数据 的等待时间为 [等待时间]。对于由此造成的不便，我们深表歉意。不想等待？您可以请求回电选项。您只需向我们提供您的电话号码和联系您的最佳时间，我们的一位代表将尽快给您回电。或者，您可以在我们网站的支持和常见问题解答页面上找到答案。感谢您的耐心等待，我们期待为您提供帮助。”
7. 实施呼叫组
呼叫组（也称为响铃组）使您能够根据所选的 IVR 选项或拨打的号码自动将呼叫者发送到特定的线路组。这些组可以包括某些代理、整个部门或多个团队。
您可以使用此功能有效地分配呼叫并确保呼叫者联系到最合格的代表，从而简化呼叫管理工作。
如果呼叫者挤满您的振铃组，您可以建立备用组以进行溢出管理和故障转移策略。这可确保即使所有其他代理都无法接听，也能接听电话。
8. 关注首次呼叫解决率
如果客户的问题在首次致电时没有得到完全解决，他们很可能会再次致电您的公司进行跟进。这种情况发生时，会导致多次致电、通话量增加，并浪费客户和呼叫中心的时间。最重要的是，值得注意的是，每当客户必须就同一问题致电公司时，客户满意度就会下降 15%。
为了最大限度地减少重复呼叫者的影响，公司必须通过以下方式专注于首次呼叫解决率：