有效利用技术
如果您要召开虚拟会议，您必须牢牢掌握所使用的技术。首先，通过发送包含所有文件、议程和客人需要的加入说明的综合电子邮件，让每个人都在正确的时间和地点拿到正确的文件。确保您的互联网连接稳定。如果有疑问，请使用有线连接而不是无线连接，因为有线连接更可靠，而且通常速度更快。
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无论您使用的是幻灯片共享程序、共享屏幕、加入即时消息还是只是进行简单的音频会议，您都需要在开始实际操作之前进行练习。熟悉您将用于召开会议的所有技术、软件和程序。熟悉平台的所有元素，了解它们的功能和特点，这样在会议当天就不会出现令人尴尬和耗时的意外或失误。
准备参与者
许多人习惯于在指定时间出席会议，将一半注意力放在会议上，然后匆匆离开去参加下一场会议。但如果您在他们加入虚拟会议之前就让他们参与并投入其中，您将拥有专注的与会者。当您发送议程时，请参与者通过电子邮件向您发送他们特别想要得到解答的问题、他们希望添加到议程中的任何内容以及他们可能有的任何评论。或者，请他们准备一组问题或一份声明，以便在活动中阅读、回答或讨论。
x除了将会议分成可管理的部分外，您还需要一些其他技巧来让人们保持清醒、专注和注意力集中。当您计划活动时，尝试每隔 10 到 15 分钟左右插入某种互动活动。如果他们继续进行而没有改变节奏，与会者就会开始失去注意力。
如果太多人同时说话，也会造成很大的干扰。许多视频会议程序允许您将参与者静音。您可以根据需要使用此功能来保持会议的顺利进行。一种可能的设置是在每次会议开始和结束时进行公开讨论。在主要部分，根据需要使用静音按钮。如果聊天功能在会议期间分散了注意力，您可能还想禁用它们。
参与者应该信任您和彼此。您需要营造一个温馨的环境，让参与者感到可以寻求帮助、提出顾虑、相互交流和合作。您可以通过设置小组活动来鼓励和培养虚拟关系，鼓励人们相互交流。如果您正在创建一个需要定期会面和沟通的持续虚拟团队，这种方法尤其有用。
使用密码保护等功能确保会议安全。要求参与者不要分享会议链接或密码。为了确保透明度，您可能希望使用录音功能并与所有与会者共享会议文件。